Vi skickade ut påminnelser på medlemsavgifterna för ett par dagar sedan. Därefter upptäckte vi tyvärr att betalfilen för den 13:e mars inte hade gått in i MAX som den skulle. Vi bokar inte in betalningarna manuellt i MAX utan detta sker via en fil från banken som läses in i MAX och ibland fungerar inte tekniken som den ska.

Medlemmar som hör av sig till er om att de har betalat behöver inte kontakta oss om betalningen var med på den här filen. Om däremot betalning skett vid annat datum och man ändå fått en påminnelse så bör man höra av sig så att vi kan kontrollera och rätta systemet. Skriver medlemmen fel på OCR-numret så kommer nämligen inte betalningen att matcha i MAX. Även om vi kan se att antal inlästa betalningar inte stämmer med antalet betalningar i betalfilen så kan vi inte se vilken betalning som inte lästs in.

Information vi behöver för att kunna söka betalningarna är namn, belopp, vilket konto man betalat till samt vilken betalningsreferens man skrivit (OCR-nummer eller annat).

Vi behöver hjälpas åt att få medlemsinformationen så rätt som möjligt, vi har fått en hel del mail och telefonsamtal från personer som meddelat till föreningen att man inte vill vara medlem men som inte är borttagna från medlemsregistret. Ett annat stort problem är returerna av medlemsutskicken där adressuppgifterna inte stämmer. Vår förhoppning är att vi, med er hjälp i slutet på året ska ha gallrat bort alla personer som inte betalat medlemsavgiften de senaste två åren. Myndigheterna och GDPR ställer krav på oss att vi bara har personer som verkligen vill vara medlemmar i vårt system.

Under maj kommer vi att börja med att räkna ut vilka medlemsavgifter som ska betalas ut till föreningarna och vilka avgifter som ska faktureras till distrikten. Det här kommer att bli en ganska komplicerad och helt manuell procedur som kommer att ta lite tid. Vi kommer att ta det hela distrikt för distrikt.

Jag vill också understryka att vi är ganska underbemannade här på kansliet och att det är första gången jag och Annika skickar ut inbetalningsavier och påminnelser så ni får ha lite tålamod med processen.

Mvh

Lena  Esbro

Civilförsvarsförbundet